Office Manager (H/F)
DESCRIPTIF DU POSTE :
Production d’émissions de tous genres, notamment de télé-réalité et de divertissement factuel (exemples : Les Cinquante, L’Île de la Tentation, Les Apprentis Aventuriers).
Sous la responsabilité de la Présidence, vous êtes l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des équipes et intervenez sur :
Assistanat de direction et accueil
– Prise de rendez-vous et organisation des agendas (Présidence, Direction Générale, Direction des productions)
– Gestion des voyages et déplacements (France et étranger)
– Rédaction de courriers, présentations et recherches diverses
– Gestion des notes de frais
– Accueil physique et téléphonique
– Gestion du courrier, des coursiers et des envois de colis
– Accueil des nouveaux arrivants et gestion des badges (onboarding/offboarding)
Services généraux
– Suivi de l’entretien et de la maintenance des locaux (nettoyage, climatisation, recyclage, équipements incendie, affichage légal…)
– Suivi de petits travaux (cuisine, sanitaires, éclairage)
– Achat de mobilier et d’équipement de bureau
– Gestion des transports (taxis, VTC, transporteurs)
– Suivi des cellules de stockage
– Gestion des fournitures de bureau et du coin cuisine/sanitaires (machine à café, consommables)
– Organisation d’événements de fin d’année et gestion des cadeaux de direction
– Rangement et archivage
Informatique
– Support de niveau 1 : diagnostic avant escalation vers la DSI
– Suivi du parc et des besoins avec l’IT (prêts, tournages, échanges)
– Gestion des consommables et accessoires informatiques (souris, claviers, écrans, chargeurs…)
– Suivi des licences (création, renouvellement, mise à jour des utilisateurs)
– Suivi de la téléphonie fixe
Support production et comptabilité
– Gestion des déclarations SCAM, PROCIREP et ANGOA (immatriculations et déclarations)
– Aide à l’administration de production (bons de commande, retours de régie, missions administratives)
– Aide ponctuelle à la préparation de tournages (fournitures, accessoires)
– Collecte des factures pour mise en paiement
Cette liste n’est pas exhaustive et pourra évoluer selon les besoins.
PROFIL RECHERCHÉ :
– Formation BTS Support à l’Action Managériale, BTS Gestion de la PME, DUT GEA ou Licence pro Management et gestion des organisations
– 4 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire
– Bon sens relationnel, dynamisme, proactivité, discrétion et qualité rédactionnelle
– Maîtrise de l’anglais professionnel, du pack Office et d’un environnement Mac
– Intérêt pour le secteur audiovisuel
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :
Type de contrat : CDI
Rémunération : selon profil et expérience
Date de début : Dès que possible
Lieu : Boulogne-Billancourt (92)