Chargé.e planification des ressources (H/F)
Le.la Chargé.e planification des ressources assure la planification et l’affectation des équipes pour le studio de Paris et contribue directement à la fluidité opérationnelle lorsque de nouveaux projets arrivent à la dernière minute.
Structuré.e, proactif.ve et orienté.e solutions, il.elle anticipe les besoins, sécurise les prérequis d’accueil (capacité des équipes, postes de travail, accès, intégration) et veille à la fiabilité des données dans les outils de planification.
Principales responsabilités :
Planification et affectation des ressources
• Mettre à jour quotidiennement les affectations dans l’outil de planification (Flow/ShotGrid, Crew Planning ou équivalent).
• Gérer les statuts d’affectation tout au long du cycle (prévision, demande, validation, confirmation, ajustements).
• Consolider les besoins des productions et proposer des scénarios de couverture (court/moyen terme).
• Identifier et résoudre les conflits de planification (chevauchements, sureffectif/sous-effectif, pics de charge).
• Maintenir une vision claire des disponibilités par équipes/compétences et alerter en cas de risque de capacité.
• Coordonner, en collaboration avec le studio de Montréal, la gestion des travaux externalisés.
Anticipation et coordination opérationnelle
• Mettre en place une démarche d’anticipation : collecter les signaux de nouveaux projets, changements de priorités et impacts sur les ressources.
• Sécuriser les conditions d’accueil en coordonnant avec les RH, les services généraux (postes de travail, accès, matériel) et l’IT (accès aux outils, intégration).
• Suivre les actions jusqu’à leur complétion pour assurer une intégration sans friction.
Qualité des données et tableaux de bord
• Garantir la qualité, la cohérence et la lisibilité des données de planification.
• Produire et diffuser des indicateurs (hebdomadaires et ad hoc) : capacité, besoins à venir, risques de surcharge, écarts de staffing.
• Veiller à ce que les équipes de production mettent à jour leurs informations selon les échéances convenues.
Support aux équipes Production et alignement inter-départements
• Travailler étroitement avec les producteurs et chargé.e.s de production pour suivre l’évolution des besoins (demandes client, retards, changements de livrables).
• Maintenir un vivier de talents (pigistes, intermittents) pour intervenir rapidement selon les besoins.
• Faciliter les arbitrages de priorités et documenter leurs impacts sur la capacité et les risques.
• Participer aux points de coordination et assurer le suivi des décisions d’affectation.
Processus et amélioration continue
• Contribuer à définir, documenter et améliorer les processus de planification adaptés au contexte multi-projets.
• Standardiser les pratiques (règles d’affectation, statuts, échéances, rôles) pour sécuriser la qualité des données et accélérer l’exécution.
• Maintenir une documentation simple et à jour des outils et méthodes de travail.
Qualifications
• 2 ans d’expérience en planification, coordination de ressources, production ou gestion de planning, idéalement en VFX/animation/postproduction ou environnement multi-projets.
• Excellente maîtrise d’un outil de planification type Flow/ShotGrid, Crew Planning ou équivalent.
• Aisance avec Microsoft Office et/ou Google Workspace, maîtrise d’Excel/Sheets (suivi, reporting).
• Rigueur, sens du détail, organisation et capacité à gérer plusieurs priorités dans l’urgence.
• Excellente communication, posture orientée service et capacité à coordonner différents interlocuteurs.
• Proactivité, sens de l’anticipation et sang-froid en contexte de demandes à court préavis.
Contrat temporaire de 6 mois pour commencer, avec forte probabilité d’évolution vers un poste permanent.