Assistant(e) du directeur des services généraux

ASSISTANAT

 Filtrer des appels du Directeur des Services Généraux,

 Gèrer de l’agenda et des réunions (via Outlook),

 Trier le courrier du service et le dispatcher dans les bannettes de chacun,

 Traiter le courrier du Directeur des Services Généraux,

 Traiter les lettres recommandées,

 Trier les factures qui arrivent pour validation et en assurer le dispatching,

 Organiser les Cleaning Day et Cleaning Week.

. SERVICE DES COURSES / DA COURSES

 Gèrer le suivi de la prestation de coursiers au quotidien,

 Valider les exclus et courses dites « exceptionnelles » (sur devis),

 Tenir un tableau de bord chiffré de la prestation,

 Suivre la mise en place du nouveau logiciel de prise de commande en ligne.

. ASSURANCES

 Gérer des sinistres pour le Groupe via un tableau (Responsabilité civile (une partie, tous risques matériels, tous risques décors, assurances dommages multi périls).

. TAXI

 Gèrer les litiges Taxi et les contrats avec Taxi G7,

 Gèrer la distribution de chèques taxi en interne.

. ABONNEMENTS

 Gèrer l’ensemble des renouvellements ou créations d’abonnements (magazines ou quotidiens) du Groupe,

 Tenir un tableau récapitulatif mensuel de ce poste de dépense.

. CONTRAVENTIONS / AMENDES COLLABORATEURS

 Gèrer les contraventions du Groupe en les redirigeant vers les bons conducteurs (CDI, CDD, INTERMITTENTS, PIGISTES), afin que celles ci soient payées et que les pertes de points sur les permis de conduire soient appliquées aux bons interlocuteurs.

 Suivre la procédure interne (mise en place par le service juridique)

. CARTE DU RESTAURANT D’ENTREPRISE DU 114

 Attribuer les badges d’accès au RIE aux nouveaux arrivants du 114 Charles de Gaulle

(Restaurant d’entreprise Eurest).

 BTS Assistanat de direction
 5 ans d’expérience minimum
 Qualités organisationnelles
 Bon relationnel
 Maîtrise des outils informatiques