Assistant administration et production H/F

Nous recrutons !
Poste : Assistant (e) Administration & Production
En relation directe avec le Directeur de Production, l’Assistant Administration et Production F/H assure la coordination administrative, budgétaire et logistique de la production, en veillant à la fluidité des opérations et au respect des contraintes financières et organisationnelles.
En lien étroit avec les services production, admin et Comptabilité, ses missions principales sont les suivantes :
Outils & administration
Gestion des outils Workday, Greenshot et SharePoint
Création, envoi et réception des bons de commande (après validation des devis par le directeur de production)

Budgets de production
Suivi des budgets de production ( du Directeur de production)
Référencement des numéros de bons de commande (BDC)
Vérification de la cohérence devis / factures dans le budget
Contrôle des montants
Alerte en cas d’écart budgétaire
Suivi des notes de frais (NDF), paiements CB de production et VHR dans le budget
(via tableaux annexés)
Gestion des NDF des techniciens en l’absence d’administrateur de tournée
Suivi des refacturations :
VHR et/ou locations de matériel (En lien avec admin et Booking)
Salaires
Gestion des tableaux de suivi sur Greenshot
Mise à jour des tableaux :
Après réception des éléments transmis par les régisseurs
Version 1 en fin de mois précédent
Suivi et analyse des écarts ( budget / planning / Jauge ..)
Vérification et consolidation pour la version définitive (défraiements repas, etc.)
Tournées & exploitation
Gestion des petites tournées de stand-up à distance :
Organisation logistique
Coordination technique
Accueil des artistes et des équipes en régie locale sur les dates produites à Paris
(en support du régisseur de tournée et du directeur de production)

Profil recherché

Personne autonome, organisée et fiable, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément
Sens aigu des priorités, rigueur administrative et goût pour le travail bien fait
Aisance relationnelle et capacité à échanger avec de nombreux interlocuteurs (artistes, fournisseurs, prestataires, organisateurs)
Intérêt marqué pour le spectacle vivant (musique, humour, théâtre…)
Maîtrise indispensable du Pack Office (Windows)
Expertise et compréhension approfondie des processus, des pratiques, et des exigences spécifiques liés au secteur du spectacle vivant.

Informations pratiques

Contrat : CDI
Date de prise de fonction : ASAP
Rémunération : selon profil et expérience
Lieu : Paris 17ᵉ
Cv et Lettre de motivation à transmettre à l’adresse suivante